ネット取引の事を書いてたら…
昔（2008/12）作成したフロー図を思い出したので…
性懲りも無くUP（苦笑
http://izuito.net/_pdf/0812.pdf
入金方法（代引か振込か）によって
どのタイミングで、どんなメールを送信するべきか。
を私なりにまとめたモノです。
クレジット払については書いてありません。
まぁ、代引と同じ扱いで良いかと。
請求する作業が増えるぐらいかな？
ちなみに…
請求のタイミングは商品発送後が良いようです。
※商品発送前の請求はクレームの元
一番ベストなのは、問い合わせ番号で追跡。
到着を確認してからなのでしょうが…
商品数が多いと大変ですからね。
特にトラブルになりやすいのが、振込で日時指定された場合。
大半は注文する側の不備が多いのですが…
・振込が遅い
・日時に余裕が無い
だからと言って、入金確認前に発送はダメです。
ちゃんと理由を説明して指定日を変更してもらいましょう。
とりあえず…
・注文確認メール（この度は、ご注文をいただき…）
・商品発送メール（本日、商品を発送しました…）
・入金確認メール（ご入金の確認ができました…）
・変更依頼メール（ご指定された日時では…）
・入金督促メール（お忙しいとは存じますが…）
・キャンセルメール（この度の取引につきまして…）
計6パターン、事前に雛形を作っておくと良いかと思います。